# Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 2026-10-27

## Kurz gesagt

- Auf der Website und bei der Registrierung ist Okami der Verantwortliche für Ihre Daten. Innerhalb des Kontos gehören die Daten der Mandanten der Kanzlei der Kanzlei, und Okami handelt als Auftragsverarbeiter.
- Wir verwenden die Daten, um den Dienst zu erbringen, abzurechnen, Support zu leisten, die Plattform zu schützen und, soweit erforderlich mit Ihrer Einwilligung, die Nutzung von Rakkan zu messen und Rakkan zu bewerben.
- Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.
- Sie können Auskunft, Berichtigung, Löschung und die Ausübung weiterer Rechte per E-Mail an security@okamiops.com verlangen.

_Diese Zusammenfassung erleichtert das Lesen und ersetzt nicht den vollständigen Text._

## 1. Wer wir sind

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie MARCOS VINICIUS DA SILVA DOS SANTOS LTDA, eingetragen im CNPJ unter Nr. 66.637.891/0001-08, mit Sitz in Im Grün 24, 76646 Bruchsal, Baden-Württemberg, Deutschland („Okami“, „wir“), personenbezogene Daten auf der Website www.rakkan.org, auf den Seiten von Rakkan und in der Plattform Rakkan („Plattform“) verarbeitet, im Einklang mit dem Gesetz Nr. 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados, brasilianisches Datenschutzgesetz, „LGPD“) und, soweit anwendbar, mit der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, „DSGVO“) sowie mit anderen Datenschutzgesetzen.

Datenschutzbeauftragter (Encarregado/DPO) von Okami ist Mavis Vermilion, erreichbar per E-Mail an security@okamiops.com.

Diese Datenschutzerklärung ist Bestandteil der Nutzungs- und Vertragsbedingungen. Die in jenen Bedingungen definierten Begriffe haben hier dieselbe Bedeutung.

## 2. Wann wir Verantwortlicher und wann wir Auftragsverarbeiter sind

**Okami ist Verantwortlicher** für die personenbezogenen Daten, die sie für eigene Zwecke verarbeitet, etwa die Daten von Besuchern der Website, von Personen, die eine Demo anfordern oder ein Konto erstellen, der Nutzer der Konten und der für die Abrechnung zuständigen Personen.

**Okami ist Auftragsverarbeiter** (auch im Sinne der DSGVO) für die personenbezogenen Daten, die die Kanzleien als Kunden über ihre eigenen Mandanten, Leads, Kontakte und Mitarbeiter in die Plattform eingeben oder über sie erhalten, etwa WhatsApp-Gespräche, Angebote, Verträge und Dokumente. In diesem Fall ist die Kanzlei der Verantwortliche und entscheidet, wie und wofür die Daten verwendet werden. Wenn Sie Mandant oder Kontakt einer Kanzlei sind, die Rakkan nutzt, und Ihre Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte direkt an die Kanzlei. Wenn Sie sich an uns wenden, leiten wir Ihre Anfrage, soweit möglich, an die Kanzlei weiter.

## 3. Von uns verarbeitete Daten

### Besuch der Website

- Technische Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browser, Betriebssystem, Gerät, Sprache, besuchte Seiten, Herkunftsseite und Kampagnenparameter (wie UTM).
- Interaktionen mit der Seite, etwa Klicks auf Schaltflächen, die Nutzung des Rechners und die Auswahl eines Tarifs, die so erfasst werden, dass das Interesse gemessen und die Website verbessert werden kann.
- Der auf der Verkaufsseite eingegebene Name der Kanzlei verbleibt in Ihrem Browser und in der Adresse der Seite und wird nur dann an Okami übermittelt, wenn Sie mit der Registrierung fortfahren.
- Cookies und ähnliche Technologien, die im Abschnitt „Cookies“ beschrieben sind.

### Registrierung, Konto und Vertragsschluss

- Identifikations- und Kontaktdaten von Nutzern und Vertretern: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Position und Rolle im Konto.
- Daten der Kanzlei: Firma, Handelsname, CNPJ oder eine gleichwertige Registernummer, Anschrift, Standorte und Marke.
- Abrechnungs- und Zahlungsdaten: Tarif, Abrechnungshistorie und die für die Ausstellung von Steuerbelegen erforderlichen Daten. Kartendaten werden unmittelbar von Zahlungsdienstleistern verarbeitet, und Okami speichert nicht die vollständige Kartennummer.
- Protokolle der Plattformnutzung: Zugriffe, durchgeführte Aktionen, Audit-Protokolle, IP-Adresse, Gerät und Einstellungen.

### Support und Kommunikation

- Nachrichten, E-Mails, Aufzeichnungen oder Notizen von Demo- und Support-Terminen sowie Kommunikationspräferenzen.

Für die Registrierung fordern wir keine sensiblen personenbezogenen Daten an. Wir bitten darum, in den Supportkanälen keine sensiblen Daten einzugeben.

## 4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Als Verantwortlicher verarbeiten wir personenbezogene Daten zu den folgenden Zwecken und auf den folgenden Rechtsgrundlagen (Art. 7 LGPD und Art. 6 DSGVO):

- **Bereitstellung der Plattform**, Erstellung und Führung des Kontos, Authentifizierung der Nutzer und Durchführung des Vertrags: Erfüllung eines Vertrags und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
- **Abrechnung, Rechnungsstellung und Erfüllung steuerlicher und buchhalterischer Pflichten**: Erfüllung eines Vertrags und Erfüllung einer rechtlichen oder regulatorischen Verpflichtung.
- **Support und Beantwortung von Anfragen**: Erfüllung eines Vertrags und berechtigtes Interesse.
- **Gewährleistung der Sicherheit**, Verhinderung von Betrug und Missbrauch, Führung von Zugriffs- und Audit-Protokollen: Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (einschließlich Art. 15 des Marco Civil da Internet, Gesetz Nr. 12.965/2014) und berechtigtes Interesse.
- **Verbesserung der Website und der Plattform**, Messung der Nutzung und Fehlerbehebung: berechtigtes Interesse und, für nicht essenzielle Cookies, Einwilligung, soweit erforderlich.
- **Bewerbung von Rakkan**, Versand kommerzieller Mitteilungen und Anzeige von Werbung: berechtigtes Interesse oder Einwilligung, je nach Fall, stets mit der Möglichkeit der Abmeldung.
- **Ausübung von Rechten** in Gerichts-, Verwaltungs- oder Schiedsverfahren: ordnungsgemäße Ausübung von Rechten.

Beruht die Verarbeitung auf dem berechtigten Interesse, prüfen wir, ob sie verhältnismäßig ist und die Erwartungen und Rechte der betroffenen Personen wahrt. Beruht sie auf einer Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne dass die bereits erfolgte Verarbeitung davon berührt wird.

## 5. Künstliche Intelligenz

Rakkan bietet Funktionen der künstlichen Intelligenz, etwa den Agenten, der im WhatsApp der Kanzlei antwortet. Zur Erzeugung von Antworten können die erforderlichen Gesprächsinhalte und die von der Kanzlei konfigurierten Informationen von KI-Anbietern, die Okami als Unterauftragsverarbeiter beauftragt hat, ausschließlich zu diesem Zweck verarbeitet werden.

Okami verwendet die Kundeninhalte nicht zum Training allgemein einsetzbarer KI-Modelle. Die KI-Funktionen von Rakkan treffen keine Entscheidungen, die rechtliche Wirkung gegenüber den betroffenen Personen entfalten: Die Antworten folgen den Anweisungen der Kanzlei, die die Betreuung jederzeit verfolgen, übernehmen und beenden kann.

## 6. Weitergabe von Daten

Wir können personenbezogene Daten im erforderlichen Umfang weitergeben an:

- **Dienstleister, die uns beim Betrieb unterstützen**: Hosting und Cloud-Infrastruktur, Datenbank, Speicherung, E-Mail-Versand, Kommunikation, Support, Fehlerüberwachung und Sicherheit;
- **Anbieter künstlicher Intelligenz**, zur Erzeugung der angeforderten Antworten und Funktionen;
- **von der Kanzlei gewählte Integrierte Drittdienste**, wie Meta (WhatsApp) und ZapSign, zum Versenden von Nachrichten und zum Einholen von Signaturen;
- **Zahlungsdienstleister und Anbieter für die Ausstellung von Steuerbelegen**;
- **Analyse- und Werbetools**, wie Google und Meta, sofern aktiviert und, soweit erforderlich, mit Einwilligung;
- **professionelle Berater**, wie Rechtsanwälte, Buchhalter und Wirtschaftsprüfer, die zur Verschwiegenheit verpflichtet sind;
- **Behörden**, bei gesetzlicher Verpflichtung, gerichtlicher Anordnung oder Ersuchen einer zuständigen Behörde oder zum Schutz der Rechte von Okami, der Nutzer oder Dritter;
- **Rechtsnachfolger oder Erwerber** im Falle einer gesellschaftsrechtlichen Umstrukturierung, einer Verschmelzung, einer Übernahme oder eines Verkaufs von Vermögenswerten, die an diese Datenschutzerklärung gebunden sind.

Wir verlangen von unseren Dienstleistern Vertraulichkeits- und Datenschutzverpflichtungen, die mit dieser Datenschutzerklärung vereinbar sind. Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter kann per E-Mail an security@okamiops.com angefordert werden.

**Wir verkaufen und vermieten keine personenbezogenen Daten.**

## 7. Internationale Datenübermittlung

Einige Dienstleister, wie Cloud-, KI- und E-Mail-Anbieter sowie Meta, können Daten außerhalb Brasiliens und außerhalb des Landes der betroffenen Person verarbeiten, auch in den Vereinigten Staaten. In diesen Fällen setzen wir die im anwendbaren Recht vorgesehenen Mechanismen ein, etwa die von der brasilianischen Nationalen Datenschutzbehörde (Autoridade Nacional de Proteção de Dados) genehmigten Standardvertragsklauseln (Resolution CD/ANPD Nr. 19/2024) und, für Daten, die der DSGVO unterliegen, die von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse, sofern vorhanden.

## 8. Wie lange wir Daten speichern

Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie es für die beschriebenen Zwecke erforderlich ist, und löschen oder anonymisieren sie anschließend, sofern nicht das Gesetz die Aufbewahrung erlaubt oder vorschreibt. Im Allgemeinen gilt:

- **Konto- und Vertragsdaten**: während der Vertragslaufzeit und bis zu 5 (fünf) Jahre nach deren Ende, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zur Ausübung von Rechten;
- **Steuer- und Abrechnungsdaten**: für die vom Steuerrecht vorgeschriebene Dauer;
- **Zugriffsprotokolle der Anwendung**: mindestens 6 (sechs) Monate gemäß dem Marco Civil da Internet und bis zu 2 (zwei) Jahre zu Sicherheitszwecken;
- **Kundeninhalte**: während der Vertragslaufzeit und bis zu 30 (dreißig) Tage nach deren Ende für den Export, anschließend werden sie gelöscht, auch aus Sicherungskopien im Rahmen von deren regulärem Ersetzungszyklus, der 90 (neunzig) Tage nicht überschreitet;
- **Geschäftskontakte und Demo-Anfragen**: bis zur Abmeldung oder bis zu 2 (zwei) Jahre ohne Interaktion.

## 9. Sicherheit

Wir ergreifen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff sowie vor unbeabsichtigter oder unrechtmäßiger Vernichtung, Verlust, Veränderung oder Offenlegung zu schützen, etwa Verschlüsselung bei der Übertragung, verschlüsselte Speicherung der Zugangsdaten für Integrationen, rollenbasierte Zugriffskontrolle, Audit-Protokolle und die Beschränkung des internen Zugriffs auf das erforderliche Minimum.

Kein System ist vollständig sicher. Tritt ein Sicherheitsvorfall ein, der ein Risiko oder einen erheblichen Schaden für die betroffenen Personen zur Folge haben kann, benachrichtigen wir die brasilianische Nationale Datenschutzbehörde, die betroffenen Personen und, wenn wir als Auftragsverarbeiter handeln, die verantwortliche Kanzlei, nach Maßgabe der anwendbaren Gesetze und Vorschriften.

## 10. Ihre Rechte

Gemäß Art. 18 LGPD können Sie in Bezug auf die Daten, die Okami als Verantwortlicher verarbeitet, Folgendes verlangen:

- die Bestätigung, dass eine Verarbeitung stattfindet, und Auskunft über die Daten;
- die Berichtigung unvollständiger, unrichtiger oder veralteter Daten;
- die Anonymisierung, Sperrung oder Löschung nicht erforderlicher, übermäßiger oder unter Verstoß gegen das Gesetz verarbeiteter Daten;
- die Übertragbarkeit der Daten nach Maßgabe der einschlägigen Vorschriften;
- die Löschung der auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiteten Daten, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten;
- Informationen über die Stellen, mit denen wir Daten teilen;
- Informationen über die Möglichkeit, die Einwilligung zu verweigern, und über die Folgen einer Verweigerung;
- den Widerruf der Einwilligung;
- die Überprüfung von Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen;
- den Widerspruch gegen eine auf eine andere Rechtsgrundlage gestützte Verarbeitung bei Nichteinhaltung des Gesetzes.

Zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie an security@okamiops.com. Wir können Angaben zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern, bevor wir Ihren Antrag bearbeiten. Wir antworten innerhalb der gesetzlichen Fristen. Einige Anträge können eingeschränkt werden, wenn das Gesetz die Aufbewahrung der Daten erlaubt oder vorschreibt oder wenn ihre Erfüllung Rechte Dritter oder Geschäftsgeheimnisse verletzen würde.

Sie können außerdem Beschwerde bei der brasilianischen Nationalen Datenschutzbehörde (ANPD) einlegen.

## 11. Cookies

Cookies sind kleine Dateien, die in Ihrem Browser gespeichert werden. Wir verwenden:

- **essenzielle Cookies und Speichertechnologien**, die für das Funktionieren der Website und der Plattform erforderlich sind, etwa für Sitzung, Sicherheit und Spracheinstellung, und die keiner Einwilligung bedürfen;
- **Analyse-Cookies**, um zu verstehen, wie die Website genutzt wird, etwa von Google Analytics, sofern aktiviert;
- **Werbe-Cookies**, um Kampagnen zu messen und Anzeigen zu schalten, etwa von Meta und Google, sofern aktiviert.

Soweit gesetzlich vorgeschrieben, werden Analyse- und Werbe-Cookies nur mit Ihrer Einwilligung verwendet, die jederzeit verweigert oder widerrufen werden kann. Sie können Cookies auch in den Einstellungen Ihres Browsers blockieren oder löschen; dies kann jedoch die Funktion einiger Teile der Website beeinträchtigen.

## 12. Kommerzielle Mitteilungen

Sie können den Empfang kommerzieller Mitteilungen von Okami jederzeit über den Abmeldelink in den Nachrichten oder per E-Mail an security@okamiops.com beenden. Für die Erbringung des Dienstes erforderliche Mitteilungen, etwa Zahlungs- und Sicherheitshinweise sowie Hinweise auf Änderungen dieser Dokumente, werden weiterhin versandt, solange ein Vertrag besteht.

## 13. Kinder und Jugendliche

Die Website und die Plattform richten sich an Unternehmen und an Berufstätige ab 18 Jahren. Als Verantwortlicher erheben wir nicht wissentlich Daten von Kindern und Jugendlichen.

## 14. Betroffene Personen im Europäischen Wirtschaftsraum, in der Schweiz und im Vereinigten Königreich

Wenn Sie sich im Europäischen Wirtschaftsraum, in der Schweiz oder im Vereinigten Königreich befinden, gelten für die Daten, die wir als Verantwortlicher verarbeiten, zusätzlich die folgenden Regeln:

- Verantwortlicher ist Okami, wie zu Beginn dieser Datenschutzerklärung angegeben. Okami hat eine Niederlassung in der Europäischen Union unter der Anschrift Im Grün 24, 76646 Bruchsal, Baden-Württemberg, Deutschland; sie ist Ansprechstelle für betroffene Personen und Datenschutzaufsichtsbehörden;
- die Rechtsgrundlagen sind die im Abschnitt „Zwecke und Rechtsgrundlagen“ angegebenen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO);
- Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch, auch gegen Direktwerbung, sowie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen;
- Sie können Beschwerde bei der Datenschutzaufsichtsbehörde des Landes einlegen, in dem Sie leben oder arbeiten oder in dem der mutmaßliche Verstoß stattgefunden hat. Zuständig für die Niederlassung von Okami ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI Baden-Württemberg);
- Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums richten sich nach dem Abschnitt „Internationale Datenübermittlung“.

## 15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, um Änderungen der Plattform, der Rechtslage oder unserer Praktiken Rechnung zu tragen. Das Datum der letzten Aktualisierung ist oben auf der Seite angegeben. Wesentliche Änderungen werden über die Website, die Plattform oder per E-Mail mitgeteilt.

## 16. Sprache

Diese Datenschutzerklärung wurde ursprünglich auf Portugiesisch verfasst. Diese deutsche Fassung dient, wie auch Fassungen in anderen Sprachen, der leichteren Lesbarkeit. Im Falle von Abweichungen ist die portugiesische Fassung maßgeblich, sofern nicht das anwendbare Recht den Vorrang einer anderen Fassung vorschreibt.

## 17. Kontakt

Datenschutzbeauftragter (Encarregado/DPO): Mavis Vermilion, E-Mail security@okamiops.com.

Postanschrift: MARCOS VINICIUS DA SILVA DOS SANTOS LTDA, Im Grün 24, 76646 Bruchsal, Baden-Württemberg, Deutschland.

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